Lassen sich kreative Prozesse auf Distanz führen? Was braucht es, damit der Teamspirit trotz Homeoffice-Pflicht weiterlebt? Der Coach Martin Bunjes spricht über die Herausforderungen, mit denen Planerbüros in der Pandemie konfrontiert sind, und über die wichtigsten Lehren daraus.
TEC21: Herr Bunjes, als Coach und Berater sind Sie unter anderem auch für Planerbüros tätig. Wie erleben diese die Homeoffice-Pflicht? Welche Themen machen ihnen besonders zu schaffen?
Martin Bunjes: Hier muss man zwischen dem ersten und dem zweiten Shutdown unterschei-
den. Der erste kam sehr abrupt, und viele Büros waren überfordert: Sie mussten schnellstens ein Hygienekonzept, eine gute technische Infrastruktur und angepasste Arbeitsabläufe aufstellen. Im zweiten Shutdown hatte man diesbezüglich schon etwas Erfahrung, und die Themen änderten sich: Der Fokus richtete sich nun auf die Mitarbeitenden. Was braucht der und die Einzelne, und was braucht es, damit das Zusammenwirken im Team trotz physischer Distanz funktioniert? Für grössere, auch international tätige Büros mit mehreren Standorten, die schon immer kreative Prozesse auf Distanz gepflegt haben, war die Umstellung einfacher. Doch kleinere Büros mussten viel dazulernen.
TEC21: Was ist die wichtigste Lehre?
Martin Bunjes: Dass Vorgesetzte sich viel mehr um die Mitarbeitenden kümmern müssen. Wenn man im gleichen Büro arbeitet, kann man sich gegenseitig über die Schulter schauen, beiläufig ins Gespräch kommen – und dabei fachliche Fragen unkompliziert klären. Im Homeoffice fällt das weg, also braucht es ein virtuelles «Über-die-Schulter-Schauen». Zum Beispiel kann man sich jeden Morgen am Bildschirm treffen und im Team abmachen, wer was macht; am Nachmittag kommt man nochmals zusammen und bespricht, was wie geklappt hat. Um Themen zu vertiefen, bildet man kleinere Gruppen oder führt bilaterale Gespräche. Wichtig ist auch, die stilleren Teammitglieder gezielt abzuholen: In einer Videokonferenz melden sich zurückhaltende Menschen noch weniger zu Wort als sonst, ihr Beitrag geht eher verloren.
TEC21: Viele haben die Erfahrung gemacht, dass sie im Homeoffice effizienter arbeiten als im Büro, und möchten auch in Zukunft mehr zu Hause arbeiten.
Martin Bunjes: Das gilt nicht für alle. Über höhere Effizienz berichten vor allem erfahrene Fachleute, die gewohnt sind, selbstständig zu arbeiten: Im Büro sind sie Ansprechpersonen für Rückfragen und werden häufig durch unerfahrene Kolleginnen und Kollegen, die einen Rat brauchen, in ihrer Konzentration gestört. Zu Hause fallen diese Rückfragen vielfach weg. Doch gerade deswegen drohen unerfahrene Mitarbeitende, die Tipps und regelmässige Betreuung brauchen, im Homeoffice abgehängt zu werden. Insbesondere Praktikantinnen und Praktikanten haben es schwer. Und man darf auch nicht vergessen, dass viele Menschen im Homeoffice in seelische Not geraten: Die einen vereinsamen, die anderen drohen an der Gleichzeitigkeit von Kinderbetreuung und Erwerbsarbeit zu zerbrechen. Man muss also sehr genau hinschauen und Gefässe schaffen, um die direkte zwischenmenschliche Interaktion wenigstens teilweise zu ersetzen.
TEC21: Zum Beispiel?
Martin Bunjes: Es gibt Büros, die gemeinsame Kaffeepausen machen mit anschliessenden «breakout sessions», also Treffen in kleineren Rahmen, in denen man spontan ein Thema weiterdiskutiert. Andere treffen sich, um über Alltägliches zu plaudern, sie spielen sich gegenseitig ihre Lieblingssongs vor, sie posten ihr Mittagessen, sie tanzen gemeinsam vor dem Bildschirm … Klar sieht das manchmal skurril aus, aber am Ende lachen alle. Es tut gut, einmal den Mut zu haben, über den eigenen Schatten zu springen und vor der Kamera den «Guignol» zu machen. Auch Spaziergänge haben sich bewährt: Dass körperliche Aktivität das Denken anregt, ist wissenschaftlich bewiesen; wenn man mit jemandem beim Gehen diskutiert und Ideen entwickelt, beide in Bewegung und beide in die gleiche Richtung blickend, kann das sehr bereichernd sein. Welche Methode passt, muss jedes Büro selbst herausfinden. Jedes Team hat seinen eigenen Groove, gerade in Kreativbüros ist er oft sehr ausgeprägt – den gilt es ins Digitale zu übertragen. Unabhängig von allen Unterschieden gilt aber, dass das nur funktioniert, wenn sich jemand für diese Gefässe verantwortlich fühlt, sie anregt und betreut.
TEC21: Wer ist für diese «Digitalisierung des Teamspirits» zuständig?
Martin Bunjes: Die Betreuung der Mitarbeitenden ist Chefsache, das darf man nicht delegieren. In der Wirtschaftswelt spricht man vom «Chief Happiness Officer», was vielleicht etwas lächerlich klingt, aber die Aufgabe ist sehr wichtig! Ideal ist, wenn der Büropartner bzw. die Büropartnerin eine jüngere Person, die sich gut mit digitalen Kommunikationstools auskennt, als Unterstützung beizieht. Das ist für Auszubildende zugleich eine Chance, ihr spezifisches Wissen einzubringen.
TEC21: Die Planung grösserer Bauvorhaben ist eine klassische Teamaufgabe. Inwiefern kann der nötige Austausch unter Homeoffice-Bedingungen stattfinden?
Martin Bunjes: Kreativprozesse sind etwas Besonderes. Die Arbeit an Wettbewerben etwa lebt davon, dass man sich gegenseitig reinredet – diese Spontanität ist hier enorm wichtig, während sie bei anderen Tätigkeiten möglicherweise stört. Viele Büros sind deshalb überzeugt, dass das gemeinsame Entwerfen am Modell im Büro stattfinden muss, während das Finalisieren der Abgabepläne im Homeoffice möglich ist. Daher versammeln sie gezielt kleine Teams im Büro, was auch möglich ist, weil andere Mitarbeitende zu Hause arbeiten und darum mehr Platz vorhanden ist.
TEC21: Gibt es Erkenntnisse aus der Arbeit unter Pandemiebedingungen,die auch für die Zeit nach der Homeoffice-Pflicht wertvoll sind?
Martin Bunjes: Natürlich! Wir haben gelernt, digitale Meetings zielführend zu gestalten, und werden in Zukunft nicht mehr für jedes Treffen anreisen. Wo sich Homeoffice bewährt hat, wird es sich breiter etablieren, zumindest für einen Teil des Pensums. Beides spart Reise- und Pendelzeit, die man für wichtigere Tätigkeiten einsetzen kann. Ökologisch sinnvoll ist das ohnehin. Auf der anderen Seite sind wir soziale Wesen und geniessen den Austausch; die Pandemie hat unser Bewusstsein für den Wert zwischenmenschlicher Kontakte erhöht, und viele freuen sich, endlich wieder ins Büro gehen zu dürfen, um die Kolleginnen und Kollegen zu sehen.
TEC21: Und in fachlicher Hinsicht?
Martin Bunjes: Viele Architekturbüros haben festgestellt, dass digitale Sitzungen in der Ausführungsplanung zusätzliche Vorteile haben. In der Regel können sie sich nur wenige physische Fachplanersitzungen erlauben, weil der Zeitaufwand für alle gross und die Kosten entsprechend hoch sind. Sie haben aber die Möglichkeit entdeckt, die Fachplanenden – zusätzlich zu den «regulären» Fachplanersitzungen – auch an ausgewählte digitale Meetings einzuladen; alle können sich einloggen, nebenher mithören und sich punktuell in die Diskussion einbringen, wenn «ihr» Thema angesprochen wird, ansonsten aber ihr Mikrofon auf stumm stellen und an etwas anderem weiterarbeiten. Auf diese Weise fliessen zusätzliche Inputs ein, die dem Projekt dienen.
Ein anderes Beispiel: Beteiligungsprozesse mit der Bevölkerung laufen massiv besser in digitalen als in physischen Veranstaltungen. Es gibt doppelt so viele Teilnehmende, und die Diversität bezüglich Alter, Geschlecht, Herkunft etc. ist viel grösser. Weil alles strukturierter abläuft, ist der Umgang im Plenum viel respektvoller. Zudem sind auch hier «breakout sessions» möglich, um spezifische Themen zu vertiefen. All das ist sehr wertvoll. Planerinnen und Planer müssen sich fit machen und lernen, solche Verfahren digital zu betreuen. Bei grösseren Vorhaben werden sie immer wichtiger, und sie erhöhen auch die Akzeptanz des Projekts.
