Plötzlich müssen Sitzungen virtuell abgehalten werden. Für einige Unternehmen kommt zur allgemeinen Unsicherheit die Frage hinzu, wie sie dies organisieren sollen. Doch keine Sorge: Es gibt einige Möglichkeiten.
Social Distancing – oder korrekter Physical Distancing – lautet das Gebot der Stunde. Das bedeutet, dass nahezu alle Unternehmen innert kurzer Zeit auf Homeoffice umstellen mussten. Nur, wie trifft man sich jetzt für Besprechungen? Welche Plattformen eignen sich für virtuelle Meetings, und welche Hilfsmittel gibt es?
Verschiedene Betreiber von Kooperationsplattformen bieten ihre Produkte aktuell kostenlos an. Dazu gehören Microsoft Teams, Cisco Webex Meetings oder auch Google Hangouts und Skype, die eher im privaten Umfeld genutzt werden. Bis vor Kurzem galt zoom.us als interessante Möglichkeit. Inzwischen ist das Makulatur, da der Videodienst sich wegen mangelndem Datenschutz verantworten muss.
IP-Telefonie und Whiteboard
Viele Unternehmen verwenden die IP-Telefonie (Telefonie über das Internet-Protokoll). Dafür sind auf Computern und Smartphones entsprechende Programme mit praktischen Zusatzmöglichkeiten installiert. Leider werden diese oft nur rudimentär genutzt; es lohnt sich, sie zu erforschen. Die Dienste haben meist folgende Grundfunktionen:
- Sprachkommunikation mit oder ohne Videounterstützung (Kamera ein- oder ausschaltbar)
- ein Whiteboard für gemeinsames Arbeiten an einer Zeichnung
- die Möglichkeit, Bildschirmfenster (z. B. eines anderen Programms) sichtbar zu machen
- Verteilung von Dateien, die lokal geöffnet werden können
- Chatfunktion
- Aufzeichnungsmöglichkeiten für Videos (vorher Einverständnis aller Teilnehmenden einholen)
- Einladen weiterer Teilnehmer
- Moderatorfunktionen wie das Anmelden eines eigenen Beitrags, sodass eine geordnete Sitzung stattfinden kann. Es empfiehlt sich, die Sitzung ab drei Teilnehmenden von einem Moderator leiten zu lassen.
Daneben gibt es weitere Dienste, die speziell auf die virtuelle Kommunikation zwischen mehreren Personen zugeschnitten sind. Eine interessante Möglichkeit sind virtuelle Whiteboards. Darauf können Ideen gemeinsam entwickelt und schriftlich kommentiert werden. Die Web-Anwendung «WhiteBoardFox» kommt ohne Registrierung aus, ist kostenlos und einfach zu bedienen.
Bei der Wahl einer virtuellen Kommunikationsplattform empfiehlt es sich, einfach ein Produkt anzuwenden, meist reichen die angebotenen Funktionen aus. Falls zwingende Zusatzfunktionen gewünscht sind, kann eine andere, passendere Lösung gesucht werden. Noch ein Tipp: Es lohnt sich, virtuelle Sitzungen zu einer Randstunde zu planen, da beispielsweise morgens viele (kostenlose) Plattformen aufgrund der intensiven Nutzung nicht mehr erreichbar sind.
Links zu den vorgestellten Plattformen:
Microsoft Teams
Cisco Webex Meetings
Google Hangouts
zoom.us
WhiteboardFox
Weitere Informationen zum Thema:
Videokonferenz-Tools – nicht nur für kleine Gruppen
Videokonferenzen allgemein
«Ideenschmiede im Web, sechs Apps für virtuelle Whiteboards im Vergleich» (kostenpflichtiger Link)
