Kurz dem Arbeitskollegen eine Frage stellen oder während der Kaffeepause wichtige Themen besprechen – das ist zurzeit nicht möglich. Die digitale Kommunikation muss strukturiert geplant und durchgeführt werden. Dazu gehören auch Verhaltensregeln bei Webmeetings.
Die Anstandsregeln gelten auch bei Webmeetings: Alle sind pünktlich online und haben die zu behandelnden Traktanden vorbereitet. Jeder spricht deutlich und hält sich kurz. Je nach Art der Sitzung entscheiden die Teilnehmenden selbst, ob sie mit oder ohne Kamera teilnehmen wollen. Es hat sich bewährt, die Kamera zu verwenden, denn so kann man wichtige Dinge zeigen.
Bei Notebooks ist meist eine Kamera eingebaut. Man kann jedoch auch eine externe, bewegliche Kamera verwenden. Wichtig ist, dass das Kamerabild nicht gespiegelt wird, sonst kann das beim Zeigen von Dokumenten oder Gegenständen zu Verwirrung bei den anderen Teilnehmenden führen.
Die Kamera sieht (fast) alles
Ist die Kamera eingeschaltet, muss sich jeder Teilnehmende bewusst sein, dass er unter Beobachtung steht. Wegen der oft gekachelten Oberfläche, die als Summe aller Kamerabilder der Teilnehmenden entsteht, ist jeder wie unter einem Vergrösserungsglas sichtbar: Wegschauen, Drehen auf dem Stuhl, Erledigen anderer Tätigkeiten und das Greifen Richtung Kamera sind deutlich sichtbar. Da das eigene Kamerakontrollbild oft kleiner ist als das der anderen Teilnehmenden, fällt das einem selbst weniger auf.
Es gibt Situationen, in denen der Teilnehmende die Kamera oder den Ton ausschalten möchte, zum Beispiel beim Niesen oder Husten. Die technischen Möglichkeiten der verwendeten Webmeeting-Software sollten deshalb im Vorfeld der Sitzung studiert werden. Ein praktisches Instrument ist die oft vorhandene Chatfunktion: Ohne die Rednerin oder den Redner unterbrechen zu müssen, können die Teilnehmenden weitere Hinweise und Ergänzungen geben. Die Sitzung verläuft so flüssiger.
Worauf der Moderator achten muss
Der Moderator ist dafür verantwortlich, dass das Webmeeting klar geführt wird. Er muss die Sitzung gewissenhaft vorbereiten, damit sie zielorientiert über die Bühne geht. Dazu gehören Informationen über den Ablauf und eine Traktandenliste inklusive Verzeichnis der Teilnehmenden, das alle vor der Sitzung erhalten. Der Moderator erinnert die Teilnehmenden zudem daran, weitere Themen vor der Sitzung einzureichen, falls nötig mit den entsprechenden Materialien, damit diese in die Plattform integriert werden können.
Für einen reibungslosen Ablauf der Sitzung ist es wichtig, dass der Moderator die gewählte Kommunikationsplattform ausgezeichnet kennt, damit er die Teilnehmenden, wenn nötig, unterstützen kann. Diese Rolle kann bei grösseren Besprechungen auch ein Assistent oder eine Assistentin des Moderators übernehmen.
Zu Beginn der Sitzung legt der Moderator fest, ob eine Vorstellungsrunde notwendig ist. Ad-hoc-Diskussionen, die oft an Konferenztischen stattfinden, muss der Moderator sofort abbrechen: Virtuell sind sie noch zeitraubender und ergebnisloser als in der realen Welt. Im Weiteren sorgt der Moderator dafür, dass die Themen visualisiert werden. Die entsprechenden Funktionen bieten die Programme in der Regel an, die Tools müssen aber konsequent genutzt werden. Leider wird davon zu wenig Gebrauch gemacht.
Whiteboard für die Visualisierung
Bei Telefonkonferenzen kann der Moderator ein Whiteboard zuschalten, beispielsweise von der Online-Plattform «Whiteboard Fox». Dazu müssen die Teilnehmenden im Voraus den Link zum Whiteboard sowie Benutzername und Passwort erhalten haben. Die Konferenz muss aber so geführt werden, dass der Einblick ins Whiteboard nicht zwingend ist (für Personen, die keinen zweiten Kanal geöffnet haben können). Hilfreich kann es auch sein, wichtige Punkte auf dem Whiteboard zu notieren, damit alle den Sitzungsverlauf optimal mitverfolgen können.
Der Moderator muss sich überlegen, wie er die Besprechung führen will. Ab etwa vier Teilnehmenden kann es wegen der Sprachverzögerung ratsam sein, dass der Moderator jeweils das Wort erteilt. Gewisse Programme bieten dazu eine Meldefunktion an. Eventuell kann der Moderator das Mikrofon des Redenden ein- und ausschalten. Damit ist immer klar, wer gerade spricht. Soll das Webmeeting aufgezeichnet werden, so ist das Einverständnis aller Teilnehmenden einzuholen. Diese können dann selbst entscheiden, ob sie die Kamera ein- oder ausschalten wollen.
Tipps zur Benutzung der Technik
Weil die Infrastruktur im Familien-Homeoffice stärker beansprucht wird als sonst, gibt es einige übergeordnete Massnahmen, die befolgt werden müssen: Pausen sollte man dazu nutzen, um die Computer vollständig neu zu starten (nicht nur herunterzufahren). Denn bei jedem Gerät füllt sich mit der Zeit der Arbeitsspeicher – durch den Neustart wird er geleert.
Auch der Internet-Router wird mehr belastet als üblich. Bevor man diesen allerdings neu startet, muss man alle informieren, die zu diesem Zeitpunkt im Familien-Homeoffice tätig sind. Falls Netzengpässe auftreten, müssen im Familien-Homeoffice Regeln aufgestellt werden, wer wann auf welche Internetleistung zugreifen darf. So ist es ratsam, während Websitzungen auf andere datenintensive Anwendungen, beispielsweise auf Videostreaming, zu verzichten.
Wichtig ist es auch, Peripheriegeräte wie Headsets, Pads und andere regelmässig aufzuladen, am besten über Nacht. Kommunikationsdienste brauchen oft viele Ressourcen auf dem Computer (Arbeitsspeicher, Prozessorzeit, Datenverkehr). Bei Microsoft Windows ist das im Task-Manager ersichtlich: Ressourcen fressende Anwendungen können gestoppt werden. Aufgerufen wird der Task-Manager mit der Tastenkombination ctrl + alt + del. Unter «Mehr Details» kann im Register «Prozesse» der Ressourcenverbrauch für jede Anwendung beobachtet und nach Intensität sortiert werden.
Die zweiteilige Artikelserie geht der Frage nach, wie man möglichst effizient im Homeoffice arbeiten kann. Der erste Teil beschäftigte sich mit den technischen Möglichkeiten für die virtuelle Kommunikation. Dort finden Sie auch die Links zu den vorgestellten Produkten und Plattformen.
